Увольняется работник, получивший отпуск авансом

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658) . В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат: . при оформлении договора дарения не исключены споры с проверяющими лицами из фондов.

И вот почему. Варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных при его увольнении

Работник покидает организацию воспользовавшись правом на отдых авансом

А если работником в полной мере отработан рабочий год не был, то возникает вопрос – что делать? Ответом будет положение, зафиксированное статьей 137 ТК РФ, в котором говорится о праве работодателя на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении .

Ведь если ее избежит работодатель, то тем самым произведет нецелесообразную выплату в пользу сотрудника. У налоговой службы это вызовет множество вопросов, ответы на которые вряд ли будут получены. Право на удержание за неотработанные дни отпуска возникает у работодателя не во всех случаях .

Отпуск «авансом»: верните отпускные

Отгуляв отпуск «авансом», работник решил уволиться. В учебниках по бухучету говорят, что он должен вернуть фирме «лишние» отпускные. Но для бухгалтера такие хлопоты оправданы не всегда.

Как рассчитать отпускные, покажем на примере.

Среднедневной заработок сотрудника составит 337,84 руб.

(30 000 руб. : 3 мес. : 29,6).

Сумма отпускных будет равна 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дн.).

Идеальный вариант, когда работник после отпуска проработает некоторое время. Тогда, начислив ему зарплату, бухгалтер зачтет неотработанные суммы и «откорректирует» начисленные налоги.

Теперь разберемся, как определить, какая сумма выплаченных отпускных была «лишней».

Для этого сравните количество месяцев, отработанных сотрудником, с числом месяцев, за которые был предоставлен отпуск.

Разница покажет неотработанный сотрудником срок.

Покажем расчет на примере.

Из этой суммы нужно вернуть НДФЛ и ЕСН, которые были начислены ранее:

ЕСН: 4723 руб. x 35,6% = 1681,38 руб.;

НДФЛ: 4723 руб.x 13% = 614 руб.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве «Актив» платит по ставке 0,2 процента:

Сумму излишне выплаченных отпускных, а также излишне начисленные ЕСН и взносы на страхование надо исключить из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Наглядные примеры расчета НДФЛ с отпускных, выданных сотруднику авансом

Важная деталь Переплату по отпускным компания вправе удержать из доходов сотрудника.

Но только в пределах 20 процентов от выплачиваемой суммы.

Рассмотрим, как отразить перерасчет отпускных и НДФЛ при условии, если работник согласился добровольно вернуть всю сумму отпускных, и при условии, что он отказался это делать.

Самая распространенная ситуация: компания удерживает задолженность по отпускным с других сумм, начисленных работнику.

Например, с оклада за последний отработанный месяц.

За первую половину июля работник получил аванс в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживали.

31 июля бухгалтер сделал в учете следующие записи:

— 20 000 руб.

— начислена заработная плата за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3900 руб. ((20 000 руб. + 10 000 руб.) x 13%) — удержан НДФЛ с июльской зарплаты, включая аванс за первую половину месяца;

— 6500,50 руб. — сторнирована начисленная ранее сумма неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 845 руб.

(6500,50 руб. x 13%) — отражен излишне удержанный НДФЛ с неотработанных отпускных;

— 10 444,50 руб. (20 000 – 3900 – 6500,50 + 845) — выданы из кассы деньги.

НДФЛ, который компания должна перечислить в бюджет, будет уменьшен на налог, восстановленный с отпускных.

Важная деталь При подготовке справки 2-НДФЛ выплаты сотруднику уменьшайте на переплату по.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отказался возвращать компании переплату по отпускным.

Пройти обновленный тест по НДФЛ

Бухгалтер не стал сторнировать ни излишне начисленные отпускные, ни исчисленный с них НДФЛ.

Ведь у работника остался облагаемый налогом доход.

Поскольку никакой переплаты по НДФЛ не образуется, суммы отражают в справке 2-НДФЛ как обычные отпускные с кодом 2012.

Если компания не сторнирует в учете, которые отказался вернуть сотрудник, то через три года после его увольнения ничего делать не надо.