Протокол совещания по исполнительской дисциплине

9 советов по контролю исполнения решений совещаний

Предыдущую публикацию по тематике эффективных смотрите здесь.

Что дает контроль совещаний?

Кто заинтересован в контроле решений совещаний?

Рекомендации по контролю решений совещания

По этому этапу для руководителя можно сформулировать следующие девять ключевых рекомендаций:

1. Помнить, что контроль представляет собой не точечную операцию, а непрерывный процесс, начинающийся с момента утверждения протокола, включающий контроль хода исполнения и заканчивающийся анализом и «приемкой» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействовать секретаря для контроля исполнения, для сбора сведений о фактическом ходе работ над вопросами и поручениями, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании повестки дня очередного в первую очередь, проконтролировать исполнение и запланировать вопросы и поручения, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4.

Жестко реагировать на низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, вплоть до наказания, на совещаниях специалисты собираются готовить решения, а не слушать объяснения нерадивых сотрудников о причинах неисполнения.

6.

Путем непрерывного контроля исключить случаи как бы «внезапного», неожиданного обнаружения неисполненных поручений, тем более, если это происходит непосредственно на, обычно вместе с сопутствующими вопросами, типа «кто виноват» и «что делать».

8. Не переусердствовать в контроле, контроль поручений должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит вашу управленческую машину.

9.

Широко использовать средства автоматизации, для контроля исполнения поручений совещаний, для оценки исполнительской дисциплины, а также для поиска прецедентов и анализа хода решения вопросов на совещаниях.

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Повышаем эффективность совещаний

Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний: 1.

Подготовка и организация: ● формулирование цели, темы и необходимого результата; ● формирование повестки совещания и плана; ● определение места проведения и списка участников. ● подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании. ● обсуждение запланированных тем и вопросов совещания; ● выработка и принятие решений; ● подведение итогов и оформление протокола совещания; ● утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению.

7 составляющих результативного протокола совещания

На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры. В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования с помощью MindJet Mind Manager.

Рекомендуем прочесть:  Купила сумку хочу сдать обратно

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия.

Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы.

Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются.

Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства.